Die Firma Macor-Marine ist ein 20 köpfiges CAD-Konstruktionsbüro und liefert seit über 40 Jahren hydraulische Maschinenbauteile und die dazugehörige Steuerungstechnik für den Schiffbau.

Macor-Marine besteht aus den Abteilungen:

• Geschäftsführung
• Konstruktion
• Projektmanagement
• Elektrik
• Service

In diesen Jahren sind riesige Datenbestände mit unterschiedlicher Software entstanden. Meine erste Aufgabe besteht darin, diese Daten zu sichten und zu organisieren, sodass alte Daten archiviert werden können und neuere Daten konfortabel erreichbar sind. Weiterhin werden die Abteilungen  in der Datenstruktur abgebildet, sodass jede Abteilung für Ihre eigene Datenstruktur verantwortlich ist. Dabei wird es für die einzelnen Abteilungen Ordner geben, in denen sie schreiben dürfen und andere in denen sie nur lesen dürfen. Somit wird in Zukunft eine saubere Struktur möglich sein, ohne dass jeder überall neue Verzeichnisse anlegt und niemand mehr etwas wiederfindet, oder es mehrere Ordner gibt, die ähnlichen Inhalt haben, und niemand weiss, wo die aktuell wichtigen Daten liegen.

Weiterhin gilt mein Focus auf der Organistion der Mailverteilung, aktuell bekommt jeder Mitarbeiter die eigenen Mails, diese werden manuell in der Ordnerstruktur abgelegt, da das aber dem Mitarbeiter überlassen wird, passiert das recht unregelmässig und wird teilweise komplett vergessen. Selbst wenn der gesamte Mailverkehr sauber abgelegt werden würde, ist ein einfaches Nachlesen der Kommunikation nicht möglich, da jede Mail nur mit der Betreffzeile gespeichert wird, dann muss sie geöffnet werden, um z.B. zu schauen, ob der gewünschte Mailanhang enthalten ist. Zur Zeit habe ich 2 Systemen probeweise aufgesetzt, die diese Aufgabe in Zukunft übernehmen könnten, sodass die gesamte Kommunikation zu einem Projekt einfach einsehbar sein wird und auch mit den üblichen Suchfunktionen der Mailclients durchsucht werden können.

Seit 2006 besteht für jede Firma die Pflicht den gesamten Mailverkehr manipulationssicher zu archivieren, ich habe jetzt ein Open-Source-Linux-Mailarchiv installiert, dass diese Aufgabe übernimmt.

Im nächsten Schritt werden die Workflows der einzelnen Arbeitsabschnitte vom Angebot bis zur Rechnung betrachtet und entsprechend optimiert, aktuell sind noch viele manuelle Eingaben notwendig, z.B. Stücklisten aus der CAD-Software ins ERP-System übertragen. Dazu werden neue Schnittstellen geschaffen, um eine automatisierte Eingabe zu realisieren.

Die Projektlaufzeit ist erstmal auf ein Jahr festgesetzt.